Ergebniszusammenfassung der Schulung
Einführung in die softwaregestützte Warenwirtschaft mit GS-Auftrag ®
I. Schriftverkehr erstellen (Angebote, Rechnungen, Mahnungen usw.)
I.I Bestandskunde
A. Fall: Termin der letzten Kundenanwesenheit vor Ort nicht bekannt
- neuen Vorgang anlegen
- bei Erfassung: Typ des Schriftstücks (Bsp.: Rechnung)
- bei Kunde auf die Kundensuche klicken
- Filter
- Set einlesen (oder analog zum angelegten Suchset die Suchmaske ausfüllen)
- Kundensuche.sel auswählen
- Kunde eingeben
- Filter ein
- Schliessen
- Fall 1. Falls der gesuchte Kunde gefunden wurde, Doppelklick auf Kunde
- Fall 2. Falls der gesuchte Kunde nicht gefunden wurde, wird der Suchvorgang analog wiederholt mit entsprechend anderen Suchparametern
B. Fall: Termin der letzten Kundenanwesenheit vor Ort bekannt
- wählen Sie anhand des vorhandenen Schriftverkehrs eine Vorlage des gewünschten Typs, die für den gewünschten Kunden erstellt wurde
- Kopieren Sie die durch Doppelklick ausgewählte Vorlage mittels der entsprechenden Schaltfläche
I.II Neuer Kunde
- Legen Sie den neuen Kunden unter dem Menüpunkt „Kunden“ an
- Legen Sie dann den neuen Vorgang wie vorgenannt an und wählen Sie den soeben neu angelegten Kunden aus
II. Schriftverkehrspositionen eintragen
- nutzen Sie die Positionsarten TEXT und Freie Position. U.U. müssen Sie das auf dem Lieferschein genannte Bauvorhaben nennen
- nutzen Sie falls möglich immer Textbausteine. Löschen Sie überholte Textbausteine und legen Sie neue an, die Ihren Gegebenheiten entsprechen
- wenn Sie Freie Positionen verwenden, kontrollieren Sie den Mehrwertsteuersatz, das angegebene Gewicht und die Menge. Sie finden diese Angaben, wenn Sie die betroffene Position per Doppelklick öffnen
- beachten Sie bei der Erstellung von Mahnungspositionen, dass der MwSt.-Satz auf „01 – Steuerfrei mit Vorsteuerabzug“ lauten soll.
III. Druck und Kontrolle
- speichern Sie den angelegten Schriftverkehr und drucken ihn dann, bei Bedarf aus
- wählen Sie die richtige Druckvorlage
- bei Durchschlagsdruckern muss das Papier zum Zeitpunkt des Druckbefehls bereits im Drucker eingelegt sein
- kontrollieren Sie mittels der Voransicht, ob die berechneten Felder (Gewicht, MwSt., Summe usw.) plausible Werte anzeigen, so können Sie Fehler vermeiden
IV. Einstellungen
- die Nummernkreisvorgaben für alle Dokumententypen finden Sie unter: Einstellungen / Schriftverkehr / Nummernkreise
- die Zeitraumangabe für Rechnungen mit Zeitraum können Sie bei der Monatsumstellung unter: Einstellungen / Schriftverkehr / „Bezeichnung Freifelder / Rechenfelder“